Πριν αρχίσει η βάρδια: 7 έλεγχοι για μια οργανωμένη ομάδα εστίασης

Η προετοιμασία ξεκινά πριν από το πρώτο τραπέζι

Μια βάρδια στην εστίαση μπορεί να αρχίσει με πολλές διαφορετικές πληροφορίες: μια μεγάλη κράτηση, ένα είδος που δεν είναι διαθέσιμο, μια αλλαγή στα πόστα ή μια εκκρεμότητα από την προηγούμενη ομάδα. Το ζητούμενο είναι να γνωρίζουν όλοι όσα επηρεάζουν τη δουλειά τους.

Οι επτά έλεγχοι που ακολουθούν δίνουν έναν πρακτικό κορμό για την προετοιμασία. Προσαρμόστε τους στο μέγεθος και στον τρόπο λειτουργίας του καταστήματός σας και χρησιμοποιήστε τους ως κοινή λίστα της ομάδας.

1. Ρόλοι και υπεύθυνος επικοινωνίας ανά πόστο

Πριν αρχίσει το service, επιβεβαιώστε ποιος αναλαμβάνει την υποδοχή, κάθε περιοχή της σάλας, το bar και την επικοινωνία με την κουζίνα. Ορίστε επίσης σε ποιον απευθύνεται η ομάδα όταν μια εκκρεμότητα χρειάζεται συντονισμό ανάμεσα σε δύο πόστα.

Για παράδειγμα, ο σερβιτόρος που αναλαμβάνει τα τραπέζια 1 έως 5 γνωρίζει ποιος τον καλύπτει όταν απουσιάζει και ποιον ενημερώνει αν μια μεγάλη παρέα χρειάζεται περισσότερη υποστήριξη. Έτσι, οι ρόλοι είναι συγκεκριμένοι πριν προκύψει η ανάγκη.

2. Κρατήσεις, διάταξη τραπεζιών και γνωστές εκκρεμότητες

Ελέγξτε τις κρατήσεις, τις ώρες άφιξης, το μέγεθος κάθε παρέας και τη διάταξη των τραπεζιών. Επιβεβαιώστε με την υποδοχή ποιες αλλαγές έχουν ήδη συμφωνηθεί και ποιες εκκρεμότητες χρειάζονται απόφαση από τον υπεύθυνο βάρδιας.

Για παράδειγμα, αν μια παρέα έξι ατόμων αναμένεται στις 20:00, η υποδοχή και η σάλα συμφωνούν από πριν ποια τραπέζια θα χρησιμοποιηθούν. Η πληροφορία μοιράζεται με όσους επηρεάζονται, ώστε να μη χρειάζεται νέα συνεννόηση την ώρα της άφιξης.

3. Κοινή ενημέρωση για διαθεσιμότητα ειδών και αλλαγές μενού

Το προσωπικό λαμβάνει ενημέρωση για την καθημερινή διαθεσιμότητα συστατικών ή πιάτων, καθώς και για τυχόν αλλαγές στο μενού. Παράδειγμα: Ο μπαρμαν ενημερώνεται πως το ειδικό κοκτέιλ της ημέρας είναι εξαντλημένο λόγω έλλειψης ενός συστατικού.

Έτσι αποφεύγονται παραγγελίες που δεν μπορούν να εκτελεστούν, μειώνοντας καθυστερήσεις και δυσαρέσκειες.

4. Έλεγχος ετοιμότητας των εργαλείων παραγγελιοληψίας και των συσκευών

Ελέγξτε ότι οι συσκευές παραγγελιοληψίας είναι φορτισμένες, συνδέονται στο δίκτυο και ανοίγουν σωστά την εφαρμογή. Επιβεβαιώστε επίσης ότι η ομάδα γνωρίζει πού βρίσκεται ο διαθέσιμος εξοπλισμός και ποιον ενημερώνει αν παρουσιαστεί πρόβλημα.

Για παράδειγμα, μια συσκευή που δεν συνδέεται εντοπίζεται πριν δοθεί στον σερβιτόρο που αναλαμβάνει τη σάλα. Αν απαιτείται έλεγχος αποστολής παραγγελίας, ακολουθείται η τεκμηριωμένη διαδικασία ελέγχου του συστήματος, χωρίς καταχώριση πραγματικών παραγγελιών ή πληρωμών.

5. Συμφωνημένος τρόπος συνεννόησης μεταξύ σάλας, κουζίνας και bar για αλλαγές παραγγελιών

Συμφωνήστε πώς ενημερώνεται το αρμόδιο πόστο όταν αλλάζει ή ακυρώνεται μια παραγγελία. Η αλλαγή πρέπει να καταχωρίζεται με την προβλεπόμενη διαδικασία του καταστήματος και να επιβεβαιώνεται από εκείνον που χρειάζεται να την εκτελέσει.

Για παράδειγμα, αν αλλάξει μια παραγγελία που έχει ήδη διαβιβαστεί στην κουζίνα, ο σερβιτόρος δεν αρκείται σε μια γενική προφορική αναφορά. Ενημερώνει το σωστό πόστο και επιβεβαιώνει ότι η αλλαγή έγινε κατανοητή, σύμφωνα με τον τρόπο εργασίας της ομάδας.

6. Σαφής διαδικασία για λογαριασμούς και παράδοση εκκρεμοτήτων στην επόμενη βάρδια

Ξεκαθαρίστε ποιος αναλαμβάνει κάθε αίτημα λογαριασμού και πώς παραδίδονται οι εκκρεμότητες όταν αλλάζει η βάρδια. Η επόμενη ομάδα χρειάζεται να γνωρίζει ποια τραπέζια παραμένουν ανοιχτά, τι έχει ήδη ζητηθεί και ποιος έχει αναλάβει τη συνέχεια.

Για παράδειγμα, στην παράδοση ενός τραπεζιού ο προηγούμενος και ο επόμενος σερβιτόρος επιβεβαιώνουν μαζί την κατάσταση της παραγγελίας και τυχόν αίτημα του πελάτη. Η ενημέρωση ακολουθεί τη διαδικασία του καταστήματος και δεν στηρίζεται στην υπόθεση ότι «θα το δει ο επόμενος».

7. Μια σύντομη κοινή ενημέρωση πριν αρχίσει το service

Πριν την είσοδο πελατών, η ομάδα συγκεντρώνεται για μια σύντομη υπενθύμιση των σημερινών στόχων, τυχόν ειδικών σημείων και κλήση για αλληλοϋποστήριξη. Παράδειγμα: Ο υπεύθυνος βάρδιας ανακοινώνει πως αναμένεται μεγάλος όγκος και ζητά έμφαση στην ταχύτητα και συνεργασία.

Αυτή η στιγμή λειτουργεί ως ψυχολογική προετοιμασία και ενίσχυση ομαδικού πνεύματος.

Προτεινόμενη λίστα ελέγχου για τον υπεύθυνο βάρδιας

• Έχουν οριστεί τα πόστα και ο υπεύθυνος συντονισμού;

• Γνωρίζει η ομάδα τις κρατήσεις και τις αλλαγές στη διάταξη των τραπεζιών;

• Έχουν ενημερωθεί σάλα, κουζίνα και bar για τη διαθεσιμότητα των ειδών;

• Είναι έτοιμες οι συσκευές παραγγελιοληψίας;

• Είναι σαφής ο τρόπος ενημέρωσης για αλλαγές παραγγελιών;

• Έχουν παραδοθεί οι εκκρεμότητες και τα ανοιχτά τραπέζια στον σωστό άνθρωπο;

• Έγινε η σύντομη κοινή ενημέρωση πριν αρχίσει το service;

Το iServeMe διαθέτει παραγγελιοληψία από PDA, διαχείριση τραπεζιών και κρατήσεων, καθώς και λειτουργίες για την κουζίνα και το bar. Αν θέλετε να γνωρίσετε τα ψηφιακά εργαλεία παραγγελιοληψίας, δείτε το https://iserveme.com/digital-ordering ή επικοινωνήστε στο https://iserveme.com/contact.

Συζητήστε τη λίστα με την ομάδα σας και επιλέξτε ποια σημεία χρειάζονται περισσότερη προσοχή στη δική σας επόμενη βάρδια.